Es viernes, son las 3 p.m., regresas de almorzar tranquilamente con uno de tus equipos Scrum. Todo el mundo parece feliz de ver que se acerca el fin de semana. Sin embargo, en un tema en particular, el descontento es palpable. Supones que no digieren algo. A priori, no es el sashimi de chocolate ni el pulpo relleno de mermelada de frambuesa servido en el local Jap’ lo que plantea un problema… es el postre Sprint el que está en cuestión: la retrospectiva.

¿Qué esta pasando? Nada que no se pueda solucionar con bicarbonato de sodio. Pero antes de encontrar el origen, comencemos identificando algunos puntos:

• El equipo trata de negociar el ritmo del evento. Te dirán que les gustaría hacerlo una vez en dos, una vez en tres, o peor, a pedido… Algunos incluso intentarán vendértela como Scrumban, una mezcla bastante curiosa de Scrum y Kanban, que apareció en 2009. En la cual, de todas maneras, las retrospectivas siguen siendo regulares y frecuentes. En definitiva, buscarán todo para evitar seguir el framework.
• El descontento se palpa en los pasillos y en la máquina de café. Los miembros del equipo acuden cada uno con su comentario ácido sobre el aburrimiento que les inspira la retrospectiva (a menos que no se sientan seguros para expresarse libremente, que es otro tema).
• Los más tímidos se contentan con llevar un aire soñoliento que delata un profundo aburrimiento.
• Los más atrevidos llegan tarde o simplemente se ausentan, como he visto algunas veces…

Y seamos claros, todo esto no impide que lleves una (suave y aburrida) retrospectiva hasta su conclusión y extraigas de ella una o dos acciones de mejora… Pero, sinceramente, éstas no son las condiciones ideales para que el equipo saque lo mejor de sí mismo.

¿Por qué esta situación?

Las razones por las que la retrospectiva puede salir mal son numerosas y no pretendo conocerlas todas, ni mucho menos. He retenido dos puntos de atención para este artículo: duración y repetitividad.

• Duración: la Guía Scrum prescribe retrospectivas de un máximo de tres horas para Sprints de un mes. Lo que nos lleva al estándar habitual: ceremonias de una hora y media como máximo para sprints de dos semanas. Y esto es de hecho un máximo, un detalle que se olvida demasiado rápido…
• Repetitividad: cuando el equipo se atiborra por tercera o cuarta vez consecutiva con la misma retrospectiva de “Speed Boat” o “starfish”, es fácil comprender que sienta cierto cansancio… Por supuesto, todo depende del contexto. Algunos dirán que a medida que cambia el contexto, también cambiará el contenido de la retrospectiva. Desafortunadamente, esto no es muy cierto en desarrollos largos en los que el riesgo se distribuye durante un período prolongado y la composición del equipo es estable (buenas noticias). O cuando su autonomía es limitada (malas noticias)…

Las soluciones

¡No es sorpresa: actúa con estas dos herramientas y, sobre todo, experimenta!

Respetar la duración del evento: ¿algo obvio?

Respetar la duración de la retrospectiva. Dicho así, parece una obviedad, pero no es raro que las retrospectivas se prolonguen mucho más allá del tiempo reglamentario. Esto esto generalmente ocurre cuando la composición del equipo supera la cantidad de desarrolladores web recomendados por Scrum… Les recuerdo lo que nos dice la guía 2020 :

“The Scrum Team is small enough to remain nimble and large enough to complete significant work within a Sprint, typically 10 or fewer people.”

El número de miembros idealmente debe girar en torno a un máximo de 10 personas (Scrum Master y Product Owner incluidos). He observado un fenómeno interesante más de una vez: la duración de la retrospectiva a veces tiende a aumentar proporcionalmente con el número de personas en el equipo (por varias razones que no desarrollaré aquí)…

Mi consejo :

• Designe una persona que tendrá que monitorear implacablemente el flujo del tiempo.
• Experimente con retrospectivas de una hora, 45 minutos o incluso 30 minutos, independientemente del tamaño del equipo. Nada como una buena limitación del tiempo para conseguir sesiones más dinámicas y efectivas.

Variar los placeres

No faltan artículos en la web, para organizar retrospectivas más creativas. ¿Alguna fuente en particular? El sitio retromat, que reúne muchas ideas para probar otros formatos retrospectivos (elija la versión en inglés, mucho más extensa que la francesa).

Otra idea (con la que experimenté), la retrospectiva “Bienvenue à Hollywood” presentado en este enlace por Jean-Pierre Lambert (una figura conocida de Scrum/Agile en Francia). Una retrospectiva que requiere un tiempo de preparación, pero que no obtiene nada por nada y siempre es más estimulante que otro “speed boat”…

Si es posible, ¡cambia de lugar! Es cierto que se ha vuelto complicado en estos tiempos de teletrabajo, pero para los que siguen ahí, nada más aburrido que reunirse cada vez en el mismo local higienizado… No hay nada como un cambio de aire para ver las cosas desde otro ángulo.

Finalmente

En conclusión, tanto en un caso como en el otro, tanto por la duración como por el contenido, no busques excusas (“somos demasiados”, “tenemos demasiados temas que tratar”, etc.). ¡No dude en experimentar hasta que los resultados esperados estén a la cita!